Di dalam sebuah perusahaan skala besar tentu saja sistem persyaratan dan dokumentasi sangatlah penting. Jika persuratan dan dokumentasi tidak dikerjakan dengan benar maka berpotensi mendatangkan masalah di kemudian hari.
Dalam skala kecil perusahaan biasanya masih menggunakan sistem email gratisan yang umumnya digunakan saat ini namun seiring dengan bertumbuhnya volume usaha maka akan semakin banyak karyawan dan klien yang terlibat di dalam usaha tersebut. Dalam kondisi yang seperti ini perusahaan sebaiknya menggunakan sistem persuratan dan juga hu sistem dokumentasi yang lebih terintegrasi.
Tentu saja tujuan dari penggunaan sistem yang terintegrasi ini adalah untuk menghindari kesalahan di dalam persuratan dan juga dokumentasi. Solusi yang paling disukai oleh perusahaan dan instansi pemerintah saat ini adalah dengan menggunakan Zimbra mail server.
Email server adalah produk yang dikeluarkan oleh synacor yang didalamnya mengintegrasikan beberapa fasilitas sekaligus. Anda bisa menggunakan email server, kalender, grup, kontak, pengaturan dokumen secara online, sistem komunikasi online, fasilitas bloging, dan lain-lain.
Zimbra mail server sendiri bisa anda gunakan dalam dua pilihan. Ada yang gratisan dan sifatnya open source; dan ada juga yang komersil berbayar yang dilengkapi dengan fasilitas yang lebih lengkap. Jika anda adalah perusahaan besar yang ingin mengelola bisnis dengan profesional maka tentunya kami lebih menyarankan agar anda menggunakan Zimbra versi berbayar.
Namun jika anda ingin mencoba yang gratisan maka anda bisa mencoba menggunakan Zimbra desktop. Zimbra desktop adalah sebuah software yang menggabungkan pengelolaan email dan juga pengelolaan jadwal kerja. Tampilan dari Zimbra desktop ini menyerupai Microsoft Outlook dimana anda bisa dengan mudah mengatur email dan janji-janji temu di dalam bisnis anda.
Zimbra desktop ini memberikan anda keleluasaan untuk mengintegrasikan dengan berbagai akun email yang sudah populer di luar sana. Jadi anda bisa mengintegrasikan Zimbra ini dengan yahoo atau windows live mail dan akun-akun email lainnya selain itu anda juga bisa dengan mudah mengatur tampilan dari Zimbra ini.
Anda bebas mengubah tampilan huruf dan ukurannya agar terlihat nyaman di mata anda. Selain itu Zimbra mail server ini juga dilengkapi dengan sistem label yang bisa memudahkan anda mengelompokkan email email yang masuk di dalam akun anda. Bukan hanya itu saja. Sebagai platform email server terkemuka tentu saja Zimbra memahami pentingnya komunikasi dalam perusahaan anda.
Oleh karena itu di versi yang berbayar tersedia fasilitas instant messaging, voice mail, click to call, dan call record. Jadi anda bisa menggabungkan semua aktivitas komunikasi anda dibawah 1 Zimbra mail server. Ini akan membuat perasaan anda lebih mudah mengawasi aktivitas persuratan dan juga komunikasi online.
Perusahaan bisa dengan mudah mengawasi jika terjadi penyalahgunaan di dalam sistem komunikasi perusahaan. Adapun jumlah akun yang bisa ditangani oleh Zimbra server ini sangat banyak. Bahkan jika anda mempunyai jutaan karyawan pun tidak akan menjadi masalah.
Anda bisa membagikan akun email kepada setiap karyawan anda dengan memakai nama domain dari perusahaan anda sendiri. Ini bisa membantu perusahaan anda dalam melakukan branding yang memberi kesan bahwa anda menjalankan bisnis yang profesional.
Sampai di sini anda mungkin sudah bisa memahami kenapa sistem email internal perusahaan sangat diperlukan untuk mengelola persyaratan dan juga dokumen di dalam sebuah perusahaan skala menengah keatas. Jika anda tertarik untuk menggunakan Zimbra maka anda bisa menghubungi distributor Zimbra mail server ini. Anda bisa melakukan konsultasi terlebih dahulu sebelum anda memutuskan untuk menggunakan produk Zimbra mail server yang berbayar ini.
